Confira 7 dicas de como otimizar seu tempo no
trabalho
Ausência de foco,
obrigações e falta de planejamento são algumas dificuldades enfrentadas pelos
profissionais no mercado atual. Livre-se delas!
A frase "tempo é dinheiro" nunca foi tão bem colocada como nos
dias atuais, em que cada vez mais profissionais precisam se desdobrar para
realizar suas funções e entregar suas atividades em prazos cada vez mais
enxutos. Para ajudá-los, muitas empresas vêm tentando desenvolver em sua equipe
a capacidade de organização do tempo que, se feita adequadamente, pode evitar o
estresse e ainda o pagamento de muitas horas extras.
"A avalanche de dados e informações e a pressão do mercado para se
produzir mais à um baixo custo, reforçam a necessidade de uma gestão
compartilhada e produtiva do tempo - esta responsável não apenas por garantir a
lucratividade, mas também empregos estáveis e qualidade de vida", explica
o diretor executivo da Innovia Training & Consulting, Ricardo Barbosa.
Mas nem tudo é tão fácil quanto parece. A maioria dos profissionais
atualmente têm enfrentado problemas para se adequarem a esta demanda: a
ausência de foco, as muitas obrigações de trabalho e a falta de planejamento
são algumas delas.
Pensando nisso, o Portal InfoMoney resolveu listar algumas dicas que podem
ajudar tanto o profissional quanto seu gestor a administrar melhor o tempo.
Confira a relação à seguir:
1. Estabeleça prioridades: é importante saber quais prazos são os mais urgentes a serem entregues.
Uma forma eficaz para isso é utilizar o quadrante do tempo, no qual o
profissional irá separar suas atividades em Crises (importante e urgente),
Urgências (urgente, mas não importante), Planejamento (importante mas não
urgente) e Rotina (nem importante e nem urgente).
2. Discipline reuniões: um grande erro dos chefes ou CEOs das empresas está na convocação de
seus colaboradores para uma reunião sem uma pauta já pré-definida. “Qualquer
reunião deve ter um moderador que esboce antes os pontos que serão abordados em
sua realização. Estipule um horário fixo: se é uma hora de reunião, não
ultrapasse o horário. Os profissionais perderão o foco e irão se interessar por
qualquer outra coisa, como o celular, por exemplo”, conta Barbosa.
3. Estabeleça códigos de conduta: a expressão é estranha, mas disciplinar os horários para conversas, para
atender o telefone e responder um e-mail é necessário. Barbosa diz que se um
profissional tem uma tarefa que precisa de maior atenção, que ele deve usar
então o código de conduta para não dispersá-la. “Isso vale inclusive para os
colegas e chefes. Em casos que você tenha que se concentrar numa atividade, mas
alguém queira falar com você, converse em pé. A conversa tende a ser mais
rápida do que se estivessem sentados e relaxados”, aconselha.
4. Evite o acumulo de funções que não sejam suas: mostre que trabalho e pró-atividade têm limites. Acumular tarefas que
vão além de suas obrigações o deixarão malvisto pelo chefe, já que você terá
muitas atividades, mas não conseguirá entregar nenhuma.
5. Tenha um ócio criativo: o descanso é
preciso para alguém ser produtivo. Sendo assim, 15 a 20 minutos de intervalo
entre cada atividade o farão render mais do que horas pulando de uma tarefa
para outra. “O ócio criativo nada mais é que pensar sobre o trabalho de uma
forma mais relaxada, um momento de reflexão. procure saber mais sobre suas
funções e consulte a opinião de seus colegas. Talvez eles tenham uma sugestão
que o leve a solução de algum problema.”
6. Nem tudo é culpa do empregado: é fundamental o chefe gerenciar as atividades dos seus profissionais
determinando prazos, metas, objetivos e estipulando horários. “Muitas vezes, a
procrastinação do empregado não é por culpa dele, mas sim do chefe que não
informa quando o mesmo terá de entregar determinado trabalho”, analisa Barbosa.
7. Você e seu emprego não são a mesma coisa: separar vida profissional com a particular é importante para um descanso
mental. "Só pensar no trabalho não é bom, pois afeta diretamente a nossa
saúde, família e qualidade de vida. Quando planejamos nossas atividades, somos
mais produtivos", finaliza o diretor da Innovia.